À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises et organisations de différents types ont opté pour la numérisation des processus et des tâches effectuées, en utilisant des logiciels ou des programmes spécialisés qui permettent d’opérationnaliser les processus et de rendre le service beaucoup plus efficace, pratique et réalisable.
Pour cette raison, il n’est pas surprenant que dans le domaine du logement et de l’immobilier, des technologies aient également été développées pour mettre en œuvre des systèmes et des logiciels dans divers domaines de la gestion de copropriété.
En effet, pour une meilleure gestion des copropriétés, il est important de s’appuyer sur des outils pour faciliter la gestion des changements et des engagements avec votre communauté. En effet, vous avez besoin d’une telle application spéciale pour gérer vos finances et rester en contact avec vos voisins. De plus, si vous souhaitez améliorer vos compétences en gestion de condo, vous ne pouvez pas rêver de mieux.
Découvrons donc à travers le contenu de cet article, en quoi l’utilisation du logiciel de gestion de copropriété est avantageux pour les copropriétés, et quels sont les inconvénients liés à l’utilisation d’un outil de gestion de copropriété.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de copropriété ?
Un logiciel de gestion de copropriété est un système qui vous permet de gérer l’immeuble ou l’ensemble d’entre eux, y compris toutes sortes de fonctions liées à la gestion, aux collections, aux communications, aux demandes et même au stockage d’informations connexes.
Cela signifie qu’en plus de gérer et de tenir à jour les administrateurs et les propriétaires de la copropriété; il offre un contrôle beaucoup plus précis, fiable et sûr. De plus, il inclut d’autres services spéciaux, tels que le stockage de documents; le calendrier de copropriété et bien d’autres aspects importants. Tout cela, en émettant les avis respectifs afin que les utilisateurs puissent avoir accès aux informations qui ont été enregistrées dans le système et qui servent de sauvegarde à toute réclamation ou suggestion pouvant survenir concernant l’administration de la copropriété.
Avantage pour un gestionnaire de copropriété d’utiliser un logiciel de gestion de condo
Le gestionnaire de la copropriété sera chargé de superviser tout ce qui concerne les procédures qu’une copropriété ou un groupe d’entre elles impliquent. Sa tâche prendra en compte les communications, l’envoi d’annonces, la gestion des demandes des résidents; la tenue de registres numériques, entre autres.
De manière générale, l’administrateur doit prendre en charge les démarches administratives qui font partie de ses fonctions. Pour effectuer plus facilement ses tâches, l’utilisation d’un logiciel s’avère indispensable. C’est le seul moyen pour lui de sassurer davoir des informations à jour sur tous les membres de la communauté pour corroborer s’ils sont ou non à jour des paiements correspondants et qu’ils reçoivent les avis de manière pertinente.
Autres avantages
Dans certains cas, le gestionnaire de copropriété travaille non seulement pour un immeuble ou un complexe résidentiel; mais gère plusieurs copropriétés en même temps. Dans ces circonstances, il est possible de créer de la confusion ou des problèmes avec le traitement d’informations et de données importantes; sans compter qu’il s’agit d’un gros travail pour un seul administrateur.
Pour cette raison, un logiciel dispose d’outils de gestion et d’administration spéciaux pour plusieurs copropriétés. Ainsi, les données correspondant à chacune des copropriétés sont stockées de manière ordonnée et systématique, afin que les données puissent être conservées séparément. Par conséquent, il n’y a pas de croisement de données pouvant occasionner des désagréments lors de la recherche de certaines informations.
Mieux encore, le logiciel peut également être installé sur des appareils mobiles. En effet, il dispose d’une application qui met toutes les données à la disposition de l’administrateur en temps réel pour améliorer la gestion et maintenir la communication; le contrôle et l’enregistrement de tout ce qui se passe dans la/les copropriété ( s).
Comme on le voit, les fonctions du gestionnaire sont multiples et un véritable contrôle des données et des documents est requis; afin qu’il puisse tenir à jour la disposition réglementaire de l’ensemble de l’habitation. Pour cette raison, Le Condo Control comprend divers outils qui facilitent le travail de ce professionnel, pour accéder aux données de manière ordonnée et précise.
Avantage de l’utilisation d’un logiciel de gestion de condo par le conseil d’administration
Avec ce système, il est possible de réduire la difficulté des tâches; puisque de nombreuses procédures sont automatisées. De plus, d’autres fonctions peuvent également être déléguées. Cela permet au conseil d’administration de travailler plus efficacement et de faciliter ses tâches. Tout cela en adoptant une communication plus claire et moins de confusion dans le processus.
Ainsi, le conseil d’administration peut prendre en main le contrôle de l’information et de la gestion de l’immeuble ou de la copropriété. Entre autres tâches facilités pour le conseil d’administration, on peut citer :
- Améliorer la communication
Le logiciel facilite l’accès à l’information. Il favorise une communication rapide avec les copropriétaires et l’administrateur; augmentant la rapidité de réponse aux problèmes de votre immeuble ou de votre résidence.
- Historique des données
Étant transparent et facile d’accès, le logiciel de gestion de condo assure la permanence des informations administratives de la résidence.
- Gestion des contrôles
A l’aide du logiciel, le conseil peut superviser l’utilisation des ressources de l’immeuble ou de la résidence; contrôler la gestion administrative, augmenter l’efficacité de l’administration.
- Recouvrement plus élevé des dépenses communes
L’accès facile à l’information, la communication et la transparence du système permettent d’améliorer les revenus de l’immeuble ou de la résidence jusqu’à 50 %.
Avantage de l’utilisation d’un logiciel de gestion de condo par les résidents
Pour les résidents d’une copropriété, un logiciel de gestion de condo est ce qu’il leur faut pour leur faciliter la vie. Entre autres avantages de l’utilisation d’un tel logiciel par les résidents, on peut citer :
- La facilité de signalement
En cas de problème ou lorsqu’un résident ne comprend pas quelque chose donnée liée à la copropriété; il pourra le signaler très rapidement grâce au logiciel pour se faire aider rapidement.
- Le suivi de l’action des intervenants en temps réel
Avec l’aide de ce logiciel, les résidents d’une copropriété sont tenus au courant de tout ce qui se passe dans la copropriété en temps réel. De plus, ils savent tout sur ce que font les différents intervenants au sein de la copropriété. C’est le meilleur moyen pour eux de s’assurer d’avoir des informations à jour et surtout de ne rien rater de tout ce qui se passe dans leur milieu de vie immédiat.
- La notification de fin d’incident
Le logiciel de gestion de condo est un meilleur moyen pour les résidents de la copropriété de pouvoir se faire aider en cas d’incident.
Un logiciel de gestion de copropriété : l’élément indispensable pour un bonne gestion
Comme nous l’avons montré, la gestion d’une copropriété demande de remplir de nombreuses fonctions. Pour cette raison, plusieurs outils et applications sont inclus au sein d’un logiciel de gestion de copropriété. De tels outils permettent à toutes les parties impliquées de faire efficacement leur travail plus facilement et plus rapidement. Certains d’entre eux sont :
OUTIL DE COMMUNICATION
Avec un logiciel de gestion de condos, vous êtes assuré d’avoir accès à une communication plus claire. Ainsi, vous pouvez éviter les moindre confusions.
En effet ce logiciel de copropriété unique vous permet de partager des documents, des evenements et des messages par voie électronique. Ainsi, vous êtes assurés de garder toute votre communauté engagée et très bien informée.
OUTIL DE TENUE DES DOSSIERS
Avec un logiciel de copropriété, vous êtes sûr de trouver exactement ce dont vous avez réellement besoin à l’heure et au moment où vous le souhaitez.
Fini donc les processus manuels et les piles de papiers à ne jamais en finir. En effet, grâce aux formulaires et documents numériques, vous bénéficiez d’une meilleure organisation et cohérence.
OUTIL DE SÉCURITÉ ET DE CONCIERGERIE
Un logiciel de gestion de copropriété a tout ce qu’il faut pour améliorer le fonctionnement des concierges et des résidents.
Avec un logiciel de copropriété, vous pouvez :
- Automatiser le suivi des colis, le stationnement des visiteurs, les patrouilles de sécurité et plus encore.
- Réduire le potentiel d’erreurs et augmenter la productivité de votre équipe de sécurité ou de concierge.
L’APPLICATION MOBILE
Grâce au logiciel de gestion de condo, vous avez la commodité à portée de main.
Au fait, les résidents d’une copropriété peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin pour rester en contact avec leur communauté, lors de leurs déplacements, grâce à l’application mobile Condo Control.
INTÉGRATION À D’AUTRES LOGICIELS
Les logiciels de gestion de copropriété peuvent souvent être facilement intégrés à d’autres logiciels.
Cette fonctionnalité unique vous permet en effet d’accomplir des tâches allant bien au-delà de vos attentes.
Avec tous ces bons outils, il est clair que vous marquerez une grande différence. En effet, ces outils de haute technologie permettent à votre équipe d’accomplir de grandes choses en un laps de temps.
10 raisons pour lesquelles vous devez envisager d’utiliser un logiciel de gestion de condo
Parmi les raisons pour lesquelles l’utilisation des logiciels de gestion de copropriété est commode, on retrouve les suivantes :
Analyse de gestion
Le logiciel d’administration est présenté comme un outil efficace d’analyse de gestion. Il permet de corroborer les procédures qui ont été effectuées; afin que tout soit correctement documenté dans la base de données. C’est le meilleur moyen d’éviter les conflits avec les propriétaires ou les locataires concernant les notifications et les communications.
Facilité de prise de décision
Avec CONDO CONTROL qui dispose des outils nécessaires, l’administrateur peut disposer d’applications lui permettant d’analyser les données pour prendre des décisions qui offrent de plus grands avantages à la copropriété. Cela est bien possible que ce soit dans le cas d’un seul immeuble ou de plusieurs d’entre eux. Ainsi, ‘il est même possible d’informer immédiatement des modifications et/ou des adaptations qui doivent être apportées rapidement.
Disponibilité de l’information
Considérant que le logiciel est un système informatisé dont le but est d’automatiser certaines tâches et de collecter les informations liées à la copropriété et les données des résidents; il n’est pas surprenant qu’il ait des vues différentes pour analyser les ressources disponibles et établir des relations avec les comptes créditeurs; les comptes débiteurs, entre autres. En plus de cela, les données peuvent être présentées sous forme de graphiques et de tableaux statistiques. En effet, cela permet de faciliter la compréhension des informations présentées.
Transparence dans l’administration
Avec le logiciel pour copropriétés, il est possible d’enregistrer toutes les informations des événements, documents et avis particuliers de la copropriété. Même des communications entre l’administration et les propriétaires et locataires. Dans certains cas, le logiciel permet également aux résidents ou aux propriétaires d’accéder directement aux documents pour se tenir au courant des décisions prises.
Augmentation de la productivité
Comme nous l’avons mentionné précédemment, les fonctions déléguées à l’administrateur sont diverses. Dans le cas où il est en charge de plusieurs copropriétés; il est possible que l’accomplissement de ses tâches prenne trop de temps. Pour cette raison, le logiciel comprend diverses tâches automatisées; ce qui permet de rationaliser la gestion et d’augmenter la productivité pour obtenir des résultats dans les plus brefs délais. Ainsi, il est à même de pouvoir répondre aux résidents en cas de demande.
Applications diverses
En plus des fonctions de base qui devraient être incluses dans le logiciel de gestion de copropriété; il existe d’autres applications complémentaires qui permettent le calcul des charges communes; le suivi du stock de matériel d’entretien disponible; les programmes de prise de rendez-vous, entre autres. Cela permet une gestion beaucoup plus efficace et une bonne gestion des ressources à effectuer, en termes de temps, d’argent et d’effort.
Gestion des applications
Avec le logiciel d’administration de copropriété, il est possible de gérer les applications des résidents avec une plus grande efficacité. En effet, il s’agit d’un système complet où les copropriétaires sont inclus dans le processus. Pour cela, il est nécessaire d’optimiser la communication à travers une plateforme où il est possible de consulter les informations de la copropriété.
Gestion du personnel
Parmi les fonctions, il y a aussi la possibilité de conserver une base de données des travailleurs attachés à la copropriété. Afin que vos données personnelles puissent être correctement conservées, au cas où il serait nécessaire d’y recourir en raison d’un accident du travail; de la fourniture d’un service supplémentaire ou encore d’un licenciement.
Améliorer la communication avec les copropriétaires
Tous les systèmes d’administration doivent avoir un système d’attention aux copropriétaires. La raison est toute simple : ils doivent présenter leurs suggestions et requêtes par un moyen de communication efficace qui peut répondre le plus rapidement possible à leurs demandes. De cette façon, un canal de communication efficace est garanti où les propriétaires obtiennent les informations requises avec immédiateté et fiabilité.
Administration des espaces
Dans le cas des copropriétés qui ont des espaces communs afin que les propriétaires puissent effectuer diverses activités; le logiciel d’exploitation dispose d’outils pour gérer ces espaces. Au fait, il permet de déterminer le moment auquel ils peuvent y accéder en maintenant un contrôle de ceux qui entrent dans des espaces tels que des parcs; des salons, des jardins, des piscines, entre autres.
Inconvénients liés à l’utilisation d’un logiciel de copropriété
Nous avons mentionné divers avantages, bénéfices et fonctionnalités en faveur du logiciel de copropriété. Cependant, il est également pertinent d’analyser certains des risques encourus lors du choix de ce système automatisé, afin de connaître le produit et de déterminer sa faisabilité. Pour cette raison, voici quelques risques du logiciel de condo :
Des doutes sur la transparence
Lorsque quelque chose de nouveau et d’innovant est montré, il est normal que l’opposition survienne. Surtout si l’administration précédente a mené les procédures de manière traditionnelle. Lorsque cela se produit, les membres de la communauté peuvent être habitués à un modèle de gestion et peuvent ne pas être entièrement à l’aise avec ces nouvelles propositions. Pour cette raison, la transparence du logiciel et de l’administration commence à être mise en doute. Cependant, ce système s’est avéré transparent et fiable, avec la possibilité d’émettre des registres et des rapports de revenus et de dépenses afin qu’un audit correct puisse être effectué.
Manque de formation
Si vous n’avez pas de personnel formé pour travailler avec le logiciel de gestion, vous pouvez rencontrer des problèmes. Cependant, il est conçu pour être facile à utiliser. Ainsi, en peu de temps, l’administrateur et les copropriétaires pourront s’adapter au mode d’utilisation pour en tirer le meilleur parti.
Conclusion
Le logiciel de gestion de condos accompagnera les propriétaires et les résidents dans la communication avec les gestionnaires. Son utilisation est donc suggérée à tous ceux qui recherchent la transparence. En plus de gagner du temps, une communication efficace avec les habitants et les ressources de ce monde immobilier est assurée par le logiciel..
Pour faire simple et ne pas vous tromper dans le choix du logiciel le plus adapté à vos besoins, profitez tout simplement des différentes opportunités que vous offre le Condo Control.
Pour prendre en main facilement un logiciel de gestion de condo, vous pouvez participer à une formation en ligne, une formation en présentiel ou tout simplement participer à un Webinaire en direct.