Quiconque travaille avec un gestionnaire de copropriété sait que la gestion n’est pas une tâche facile. Le travail demande beaucoup d’attention et des compétences spécifiques en gestion. Son administrateur doit : contrôler et surveiller les situations quotidiennes d’un immeuble, effectuer des comptes-rendus, des rapports, des documents, entre autres. C’est à ces moments-là que le logiciel de copropriété devient incontournable.
Ce type de système est de plus en plus demandé et a gagné beaucoup de place parmi les administrateurs. Cela est dû au fait que c’est un outil de gestion nécessaire. Il peut apporter de nombreux avantages à l’entreprise.
Vous souhaitez connaître les avantages d’utiliser un logiciel de copropriété?
Dans l’article d’aujourd’hui, nous énumérons les 11 plus grands avantages de l’utilisation de cet outil important dans la gestion des copropriétés. Alors, lisez la suite et voyez ce qu’ils sont.
Qu’est-ce qu’un logiciel de copropriété?
Fondamentalement, les logiciels de copropriété sont des plateformes numériques qui aident le propriétaire dans le contrôle administratif et financier de la propriété. De plus, ces outils facilitent également la communication avec les résidents.
Un bon logiciel de gestion de copropriété offre les fonctionnalités suivantes:
- Organisation des comptes de copropriété
- Rapports
- Contrôle des défaillants
- Possibilité de partager la responsabilité avec les résidents
- Envoi de demandes et de plaintes via des appels virtuels
- Liste des comptes fournisseurs
- Envoi d’avis et de circulaires aux résidents
- Contrôle d’accès de la conciergerie
- Calendrier et avis concernant l’entretien important
- Création de sondage
- Dépôt en ligne des documents importants de la copropriété;
- Réservation d’espaces communs, tels qu’une salle de fêtes ou barbecue
Les systèmes de gestion de copropriété sont des outils numériques. Cela signifie que le liquidateur pourra accéder à toutes les données financières et à la documentation importante via Internet, à l’aide d’un ordinateur, d’un ordinateur portable, d’un téléphone portable ou d’une tablette. Pouvez-vous imaginer à quel point il serait pratique de pouvoir avoir toutes les informations essentielles à portée de quelques clics ?
11 avantages d’un logiciel de gestion de copropriété
Un logiciel pour copropriété peut apporter un certain nombre d’avantages à la fois au propriétaire, aux employés et surtout aux résidents. Nous listons ici les principaux.
1. Réservations des parties communes
Il est courant que les copropriétés proposent aux résidents la réservation d’espaces communs ou d’espaces de loisirs, comme la salle de bal. D’autre part, lorsque les réservations ne sont pas bien gérées, les conflits et les malentendus sont fréquents.
Avec un logiciel de gestion de copropriété, non seulement vous contrôlez mieux le calendrier, mais vous effectuez également des réservations par inscription électronique, sans être lié à des papiers ou des carnets de réservation. Il permet également au résident de vérifier plus facilement la disponibilité des parties communes.
2. Contrôle financier
Contrôler les sommes versées mensuellement par les propriétaires de copropriété, ainsi que les frais supplémentaires reçus et les paiements effectués aux employés et aux fournisseurs de services, peut être une tâche compliquée pour ceux qui n’ont aucune expérience des flux de trésorerie.
Le logiciel de gestion de copropriété permet au propriétaire de contrôler les entrées et sorties d’argent tout au long du mois et lui permet également d’émettre des communications en ligne vers les copropriétaires, facilitant ainsi l’organisation des finances de l’immeuble.
3. Communication interne
Le manque de communication est un problème sérieux auquel sont confrontés la plupart des copropriétés.
Avec un logiciel de gestion de copropriété, il est possible d’avoir une communication moderne et dynamique, utilisant un langage plus courant qui suscite réellement l’intérêt et la participation des résidents.
Grâce au logiciel de gestion de copropriété, le liquidateur peut:
- Émettre des communications
- Appeler à l’assemblée
- Organiser des sondages, etc.
De plus, il dispose de canaux de communication publics et privés, ce qui permet d’avoir des conversations avec tous les locataires ou bien en privé avec un seul résident. Le tout se fait selon les besoins de l’administration.
4. Transparence des processus
Avec le logiciel de gestion de copropriété, le syndicat pourra réaliser ses missions de manière transparente. Les procès-verbaux, notes de service et autres documents peuvent être mis à disposition en ligne afin que chacun ait accès à tout ce qui se passe dans la copropriété.
Cela permettra aux locataires de s’assurer que les charges qu’ils paient pour la copropriété sont utilisées pour le bien commun, en évitant par exemple les rumeurs de détournement de fonds.
5. Gain de temps
Le quotidien d’un liquidateur est très chargé. Après tout, il faut contrôler tout ce qui se passe dans l’immeuble, régler les conflits entre résidents, effectuer les paiements, superviser les employés, etc. Et, si le liquidateur ne se consacre pas exclusivement à cette activité, elle devient encore plus difficile.
C’est pourquoi investir dans un logiciel est nécessaire, afin que les tâches soient effectuées plus rapidement, ce qui fait gagner du temps au propriétaire, qui peut se tourner vers d’autres améliorations dans la copropriété.
6. Économie de ressources
Certains outils proposés par le logiciel de gestion d’immeuble sont la convocation aux assemblées et aux réunions, la mise à disposition des procès-verbaux de ces assemblées et la soumission de comptes. De plus, cela permet de faire gagner du temps au propriétaire et aux résidents et d’économiser beaucoup de ressources.
En effet, il n’est pas nécessaire d’imprimer de nombreuses communications (c’est-à-dire d’économiser de l’encre et du papier), ainsi que d’envoyer des courriers avec accusé de réception, puisque la communication interne est également enregistrée dans le système.
7. Réduction des heures supplémentaires
Un logiciel de gestion de copropriété vous permet d’éviter les pertes de temps inutiles en facilitant la communication et le contrôle des réservations dans les parties communes.
La facilité de l’organisation et la gestion de la copropriété implique moins de temps consacré à l’administration et, par conséquent, la réduction de la rémunération des heures supplémentaires aux employés. Désormais, toutes les tâches peuvent être effectuées pendant la journée normale de travail, sans qu’il soit nécessaire de faire des heures supplémentaires.
8. Optimisation des processus
Le logiciel de gestion de copropriété est un optimiseur de processus, car il facilite la gestion de toutes les sommes à payer, comme le paiement des employés, des prestataires, des charges courantes de l’immeuble (eau, électricité, etc.), et des réunions extraordinaires tenues chaque mois.
La gestion de ces dépenses, ainsi que l’alerte de la date de paiement de chacune d’entre elles, aboutit à leur acquittement dans les délais, évitant ainsi les paiements d’intérêts et les frais supplémentaires.
De plus, la déclaration de ces dépenses et les paiements respectifs en temps réel donnent un meilleur contrôle de toutes les dépenses, tant par le propriétaire que par les membres de la copropriété.
9. Contrôle de la conciergerie
Un autre avantage offert par les logiciels de gestion de copropriété est le contrôle du concierge. Premièrement, le logiciel fournit un enregistrement de tous les résidents, ainsi que de leurs employés, animaux de compagnie et véhicules.
À partir de là, chaque entrée dans la copropriété est enregistrée, tant pour les résidents que pour les visiteurs et prestataires, en plus de la possibilité de programmer la livraison de colis.
Ainsi, le logiciel rend la copropriété encore plus sécuritaire.
10. Stockez efficacement les données
Un autre avantage apporté par le logiciel est le stockage efficace des données de la copropriété. Tous les processus qui impliquent la gestion sont contrôlés et surveillés par le programme, les documents et informations tels que les registres, les procès-verbaux des assemblées de copropriété, les rapports sur les services, la vision du fonctionnement des installations et des équipements et même les plans d’appartement et le contrat de copropriété.
Il est également possible d’enregistrer des fournisseurs dans lesquels les informations de contact et les observations sur les services fournis à la copropriété sont stockées dans le programme, ce qui aide beaucoup dans l’organisation du liquidateur. Toutes les données sont enregistrées de manière claire et précise, y compris les graphiques, pour rendre le service encore plus facile.
Le logiciel dispose également d’un stockage de données en ligne (cloud) afin que l’administrateur et la copropriété ne perdent aucune information, en cas de problème avec l’outil. Cette fonctionnalité contribue également à la création et même au partage de documents.
11. Augmentation de la productivité
Après avoir pris connaissance de tous ces avantages, nous pouvons conclure que le logiciel de gestion de copropriété favorise toujours une productivité accrue. En effet, toutes les activités, dépenses et paiements sont enregistrés en ligne et en temps réel.
Ceci, à son tour, permet un contrôle financier non seulement de la part du syndicat, mais aussi de la part des résidents, évitant les appels téléphoniques et les visites au syndicat avec des questions sur l’administration, car les réponses sont déjà disponibles.
L’administration de la copropriété devient donc plus rapide et plus sûre, ce qui permet aux responsables de faire beaucoup plus en moins de temps.
De cette manière, un logiciel de gestion de copropriété est le moyen idéal pour rendre l’administration de copropriété plus efficace et plus sûre, à un prix très abordable. Ça vaut le coup de faire un test!