Pour le bien-être de la communauté, choisir le bon logiciel de gestion de copropriété est une décision importante. En effet, un bon logiciel vous permet de faire progresser et d’améliorer la qualité de vie des gens. Il faut donc le connaître et savoir en acquérir le meilleur.
Que vous soyez un syndic professionnel ou un conseil syndical, trouver le logiciel adéquat peut faire toute la différence dans l’efficacité et la transparence de votre gestion. Cet article vous guidera à travers les critères essentiels à prendre en compte lors de la sélection d’un logiciel de gestion de copropriété.
Essentielle à connaître avant de faire le choix d’un logiciel de gestion de copropriété
Choisir un logiciel de gestion de copropriété adapté et excellent pour administrer et gérer les activités de la copropriété, implique de comprendre au préalable pourquoi il est nécessaire de l’avoir. En premier lieu, les problèmes que traverse la communauté et les carences constamment présentes doivent être connues.
Cela aide à déterminer quels problèmes existent dans le même, ce qui est nécessaire pour les éliminer et comment le logiciel pourrait être la solution.
L’administration et la communication sont l’un des aspects dans lesquels presque toutes les communautés ont tendance à échouer. Cela génère une grande partie des problèmes qui prennent naissance et/ou se retrouvent dans la copropriété. Par conséquent, l’utilisation d’un logiciel de gestion de copropriété ne doit pas être sous-estimée. Car le développement d’un environnement sain et l’étendue du bien-être collectif en dépend.
3 fonctions centrales d’un bon logiciel de gestion de copropriété
À l’aide d’une solution logicielle de gestion de copropriété, les processus d’une grande variété d’organisations peuvent être optimisés et automatisés. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certaines fonctionnalités importantes du logiciel de gestion de copropriété.
1. Gestion des objets
Les biens immobiliers (« objets ») sont au cœur de la gestion immobilière. Grâce à la gestion d’objets basée sur un logiciel de gestion de copropriété, tous les processus centraux de gestion d’objets commerciaux et techniques peuvent être contrôlés de manière centralisée. La gestion multi-propriétés soutient les gestionnaires immobiliers qui gèrent plusieurs propriétés en même temps.
Exemple
Par exemple, tous les processus peuvent être gérés via l’administration centrale des objets. En effet, un bon logiciel de gestion de copropriété vous permettra de mettre en place un rapport de dommages à la mise en service de prestataires de services pour réparer les dommages jusqu’à la vérification ultérieure que les travaux de maintenance ont été effectués correctement. Dans le cas des sociétés de gestion immobilière avec plusieurs employés, chaque employé est toujours à jour via le logiciel et peut fournir des informations aux locataires et aux parties externes à tout moment.
2. Système de tickets
De plus, un système de tickets peut également être connecté au logiciel de gestion de copropriété. Cela permet aux locataires de soumettre un ticket via un système central en cas de rapports de dommages ou d’autres problèmes. La gestion immobilière peut visualiser toutes les questions de manière centralisée via le système de tickets, les hiérarchiser et les traiter en conséquence. Cela garantit qu’aucun rapport de dommage ne passe entre les mailles du filet et qu’il est rapidement et correctement corrigé.
3. Comptabilité et finances
Enfin, un logiciel de gestion de copropriété doit avoir un module de financement intégré. Vous pouvez l’utiliser pour gérer les processus centraux de l’administration commerciale, tels que la préparation du décompte annuel des frais accessoires. Cependant, la gamme de fonctions des solutions logicielles modernes de gestion de copropriété va au-delà de la comptabilité classique. Par exemple, un système approprié peut également être utilisé pour créer des rapports significatifs pour les propriétaires sur la rentabilité du ou des biens.
Autres aspects à prendre en compte pour le choix d’un bon logiciel de gestion de copropriété?
Jusqu’ici, vous pouvez déterminer si un logiciel de gestion est requis et ce que vous pouvez faire à ce sujet. Voyons ensemble comment identifier les avantages et d’autres points à prendre en compte lorsque l’on souhaite en acquérir un logiciel de gestion de copropriété.
Le doute principal est généralement lié aux fonctionnalités ou aux outils qu’un logiciel de copropriété de qualité doit offrir. Par conséquent, il est très important d’avoir une certaine orientation afin de ne pas en acquérir un de son type qui soit déficient.
Lorsqu’on se renseigne sur un logiciel de gestion pour l’adapter à l’environnement de la copropriété, il faut savoir que son utilisation sera possible depuis le téléphone portable et l’ordinateur. Ceci permettra aux habitants et à l’administrateur d’y entrer sans problème. De cette façon, tout le monde peut gérer les mêmes informations et il n’y aura pas d’exclusions ou de malentendus. De plus, la prise de décision peut être favorisée en exécutant des processus de vote et similaires via le logiciel de gestion de copropriété.
La sécurité du logiciel est d’une importance vitale, car elle permet de maintenir la paix et l’harmonie dans la communauté. Par conséquent, un bon logiciel facilite la réalisation de cet objectif en aidant à surveiller les événements quotidiens sur le site.
De plus, l’émission de notifications est très utile pour diverses tâches, qu’il s’agisse d’émettre une alerte en cas de situation de risque imprévue ou d’un événement à réaliser. Tout cela peut être stocké et conservé pour référence future et conserver un enregistrement clair pour tous les participants.
Avantages qu’un bon logiciel de gestion devrait offrir
Comme on l’a vu, l’utilisation d’un logiciel de gestion de copropriété est vraiment utile, car elle propose une série d’outils qui aident à organiser la communauté. Puisque le but de celui-ci est de garantir un plus grand bien-être aux habitants en ayant un soutien pratique pour avoir le contrôle et l’équité dans le site.
Par conséquent, on peut dire qu’un logiciel de gestion de copropriété offre une série d’avantages, tels que les suivants:
Bonne administration
S’il y a quelque chose d’incontestable, c’est que tout vient de la bonne ou de la mauvaise administration. Bien sûr, dans une copropriété, ce que vous voulez atteindre, c’est améliorer la qualité de vie des habitants. C’est pourquoi un logiciel de gestion de copropriété est d’une grande valeur en favorisant les activités administratives.
Il ne sera pas nécessaire d’avoir des piles de papiers et de dossiers organisés avec les informations relatives à la communauté. Par conséquent, l’application facilite l’utilisation de systèmes conçus à cet effet pour éviter l’accumulation de documents physiques qui finissent par être perdus ou détériorés.
Cet outil permettra donc d’accélérer les processus administratifs, avec un résultat plus net et plus organisé qui facilite la recherche de données à tout moment. De plus, cette praticité permet de pouvoir accomplir ces tâches en peu de temps pour investir le reste dans d’autres activités.
Contrôle en gestion
Bien que, cela soit contradictoire, un administrateur de copropriété a généralement peu de contrôle sur la gestion dudit site. Cela se produit habituellement en raison de l’exécution d’un travail déficient qui découle souvent du manque de ressources et de personnel approprié pour remplir leurs fonctions.
Le logiciel de gestion de copropriété est la fin des problèmes de contrôle. Ainsi, il permet de gérer plus facilement les données et informations pertinentes en quelques minutes. Tout cela grâce à l’utilisation d’outils fiables qui assurent la sécurité. Ce qui, à son tour, génère la confiance des résidents au moment d’être à la maison et de se déplacer dans la copropriété. Par conséquent, l’administrateur avec le logiciel pourra superviser avec plus de praticités l’évolution des tâches communes sans problème.
Communication optimisée
La communication est la clé de toute relation et de tout processus. Par conséquent, son amélioration est la solution au conflit. Le logiciel de gestion de copropriété favorise la coexistence dans ce sens, puisque le contact entre les parties sera grandement favorisé avec un outil de ce type.