Mantener un condominio limpio, funcional y seguro es un esfuerzo de equipo. Las juntas directivas y los administradores confían en los proveedores para que les suministren bienes y servicios esenciales. A veces, los administradores de condominios que llevan mucho tiempo en el sector mantienen relaciones sólidas con proveedores de confianza y pueden obtener bienes o servicios sin tener que pagar el precio completo.
Independientemente de si busca un nuevo proveedor o quiere mantener las buenas relaciones que ya ha establecido, los condominios necesitan un sistema fiable para gestionar adecuadamente a los proveedores. Tratar con múltiples proveedores requiere que la corporación o asociación sea organizada. Entre gestionar varios contratos, hacer malabarismos con los pagos, calcular los plazos y responder a las preguntas, la gestión de proveedores puede resultar confusa si los condominios no disponen de una forma de agilizar los procesos. Una plataforma en línea fácil de usar puede marcar una gran diferencia para su condominio. A continuación, hablaremos más sobre los portales de gestión de proveedores, así como sobre la forma de construir y mantener buenas relaciones con sus proveedores.
La gestión de proveedores es una parte clave de un proceso mayor
La gestión de proveedores implica recopilar y verificar las credenciales, registrar y archivar la información de los proveedores y mantener actualizada su lista de contactos. Este pilar clave es el primero de cuatro en el proceso de cuentas por pagar de un condominio. Aunque los pilares pueden organizarse de muchas maneras diferentes, y todos estos pasos pueden denominarse colectivamente gestión de proveedores, prácticamente todos los condominios trabajan a través de los pasos que se presentan a continuación.
La función de cuentas a pagar de Condo Control funciona como una solución integral para una automatización perfecta de las cuentas a pagar. Los condominios pueden emitir ofertas, contratar y colaborar con proveedores, aprobar órdenes de compra y realizar pagos, todo desde una plataforma conectada. A las juntas directivas y a los gerentes les encanta que todas las herramientas y la información que necesitan estén organizadas y disponibles siempre que lo necesiten.
Consejos para una gestión de proveedores 5 estrellas
Esta es parte de la mejor información que podemos ofrecer a los condominios que buscan agilizar o mejorar la forma en que se selecciona, gestiona y paga a los proveedores.
1. Sea claro sobre las expectativas y los requisitos
Una buena comunicación es siempre importante cuando se trabaja con alguien. Una comunicación rápida y clara evita que la dirección y los proveedores tengan que intercambiar emails innecesarios o realizar múltiples llamadas telefónicas.
Cuando solicite ofertas o presupuestos, intente tener una idea clara de lo que implica el proyecto, para cuándo debe estar terminado, qué materiales se necesitan y cuánto cuesta el trabajo. De este modo, los proveedores sabrán exactamente qué tipo de trabajo están ofertando.
El portal de gestión de proveedores de Condo Control permite a los administradores comunicarse con los proveedores que han presentado propuestas antes de que el condominio contrate a alguien. De este modo, todos pueden seguir fácilmente las conversaciones y obtener la información que necesitan antes de tomar decisiones importantes.
2. Implemente un proceso de licitación que sea fácil de utilizar para todos
Los presupuestos son necesarios para muchos proyectos o compras, pero pueden quitar un tiempo valioso tanto a las juntas directivas como a los proveedores. En lugar de escribir y enviar por email las solicitudes de presupuesto/licitación, las juntas pueden utilizar el portal de gestión de proveedores de Condo Control para agilizar y limpiar el proceso de licitación. Todos los administradores con autorización pueden ver las licitaciones que se han emitido, así como los presupuestos presentados por los proveedores.
Los administradores pueden seleccionar quién recibe la solicitud de presupuesto, y pueden editar o cancelar los presupuestos según sea necesario. Como todo se hace a través de la plataforma, es más fácil enviar y hacer un seguimiento de las ofertas. Los condominios pueden incluso enviar cartas a los proveedores que no hayan sido seleccionados para un trabajo. De este modo, hay un cierre y no se quedan preguntándose si su oferta tuvo éxito o no.
3. Elija al proveedor adecuado para el trabajo
Una vez presentadas las ofertas, la junta directiva o la dirección pueden empezar a buscar al mejor proveedor. Compare lo que ofrece cada empresa o persona, y cómo encajan esas ofertas con sus requisitos.
Costes
Los miembros de la junta tienen la responsabilidad fiduciaria de hacer lo mejor para el condominio en su conjunto, y eso incluye una gestión inteligente del dinero. Establecer presupuestos razonables es una parte importante del funcionamiento de un condominio. El dinero disponible es limitado. Al mismo tiempo, no siempre es sensato optar por la opción más barata. Si el precio parece demasiado bueno para ser cierto, probablemente lo sea.
Intente encontrar un proveedor de servicios o materiales que le ofrezca la mejor relación calidad-precio. Si un artículo cuesta un poco más, pero durará mucho más, sin duda merece la pena la inversión.
Una buena gestión de proveedores también permite negociar, pero debe hacerse de buena fe. Si es posible, entable negociaciones que resulten ventajosas para ambas partes.
Credenciales
Los proveedores deben tener sus credenciales al día. Los condominios que contratan a contratistas sin seguro, o con documentos de conformidad caducados, se ponen en riesgo y pueden tener que cubrir los costes si se producen accidentes, lesiones o daños a la propiedad. La función de gestión de proveedores de Condo Control permite a los administradores mitigar el riesgo de reputación exigiendo a los contratistas que completen perfiles detallados e incluyan los datos del seguro y los números de identificación fiscal. Los administradores y los proveedores también reciben recordatorios cuando los documentos de conformidad están a punto de caducar.
Mantener un sistema en línea facilita la investigación y documentación de las credenciales de los proveedores. Proporciona a los condominios más confianza en que las personas que contratan están cualificadas para realizar el trabajo que debe completarse.
Compromiso frente a competencia
Una buena gestión de proveedores prioriza las relaciones a largo plazo sobre las ganancias a corto plazo. Aunque una asociación o corporación siempre debe buscar un precio competitivo, establecer relaciones leales con buenos proveedores es igualmente valioso. No sólo sabrá lo que obtiene cuando vuelva a contratar a un proveedor, sino que, si lleva mucho tiempo trabajando con él, a menudo estará más inclinado a dar un trato preferente al condominio.
Los condominios deberían obtener varias ofertas para los artículos o proyectos caros. Pero si se trata de un trabajo pequeño y está seguro de que un proveedor de confianza hará bien el trabajo a la primera, opte por la persona que conoce.
4. Utilice las órdenes de compra para documentar la información importante
Las órdenes de compra son documentos legalmente vinculantes creados por un comprador, en este caso, la corporación o asociación, y entregados a un vendedor, también conocido como proveedor. Este documento establece los detalles del pedido, incluida la cantidad y los tipos de productos que necesita el comprador, así como las condiciones de pago y los detalles de entrega.
Los pedidos de compra se cumplimentan antes de emitir una factura, de modo que ambas partes tengan constancia de los artículos o trabajos acordados. Los administradores pueden crear órdenes de compra a través de Condo Control. La orden de compra digital es personalizable, y la administración puede incluir la fecha límite, los costes, si la orden de compra necesita aprobación, quiénes son los encargados de aprobarla, notas para el proveedor y mucho más. También es posible vincular la orden de compra a una solicitud de servicio o a un trabajo, lo que elimina trabajo administrativo adicional para usted o su equipo.
Las órdenes de compra no sólo ayudan a los condominios a hacer un seguimiento de los costes y simplifican la facturación, sino que dan a ambas partes la seguridad de que el trato que han hecho se cumplirá.
5. Asegúrese de que los proveedores cobran a tiempo
La mejor manera de mantener contentos a los buenos proveedores es pagarles a tiempo. Ellos cumplen su parte del trato, y su condominio también debe hacer lo mismo. Si acostumbra a pagar tarde a los proveedores, los contratistas más cualificados no van a competir por aceptar trabajos para la corporación o asociación.
Condo Control también tiene una funcionalidad de facturas y pagos para que pueda ocuparse de los pagos sin tener que abrir otro programa o sacar un bolígrafo y un trozo de papel. Simplemente haga clic en nuestra función de cuentas a pagar, cargue un PDF, JPEG o PNG de la factura obtenida del proveedor y añada toda la información aplicable. Las facturas pueden pagarse por lotes para que el dinero salga de la cuenta bancaria del condominio en días concretos y no al azar. Las facturas también pueden añadirse a los pedidos.
Pagar a los proveedores a tiempo forma parte de su contrato, y hacerlo demuestra que respeta el tiempo y el trabajo del proveedor.
Conclusión
Los flujos de trabajo eficientes y automatizados pueden elevar la gestión de proveedores de buena a excelente. La gestión de proveedores forma parte de un proceso de cuentas a pagar más amplio, y funciona mejor cuando todos los elementos trabajan juntos.
La buena comunicación es otra parte esencial de una gran gestión de proveedores. Sea claro, específico y mantenga informadas a todas las partes implicadas. Las cosas siempre se consiguen en menos tiempo cuando todo el mundo está en la misma página.