En la actualidad, muchas empresas y organizaciones de diversos tipos, han optado por la digitalización de los procesos y las tareas que se llevan a cabo, haciendo uso de software o programas especializados que permitan operativizar los procesos y lograr que la atención sea mucho más eficiente, práctica y factible.
Por este motivo, no es de extrañar, que en el área de las viviendas y bienes raíces, también se hayan desarrollado tecnologías para implementar sistemas y softwares en diversas áreas de la administración de condominios.
¿Qué es un software de administración de condominios?
Un software de administración de condominios, es un sistema que permite administrar el edificio o el conjunto de ellos, incluyendo todo tipo de funciones relacionadas con la gestión, cobros, comunicaciones, solicitudes e incluso almacenamiento de información relacionada.
Esto quiere decir que, además de administrar y mantener al día a los administradores y propietarios del condominio, ofrece un control mucho más específico, confiable y seguro, es posible incluir otros servicios especiales, como el caso almacenamiento de documentos, calendario del condominio entre otros aspectos importantes.
Todo esto, emitiendo los avisos respectivos para que los usuarios puedan tener acceso a la información que se ha guardado en el sistema y que, sirve como respaldo ante cualquier reclamo o sugerencia que se presente respecto a la administración del condominio.
El administrador de condominio
El administrador de condominios, será quien se encargue de supervisar todo lo referente a las gestiones que conllevan un condominio o grupo de ellos, tal como las comunicaciones, envío de anuncios, gestión de solicitudes de los residentes, mantenimiento de registros de forma digital, entre otros.
En general, el administrador debe encargarse de las gestiones administrativas que se incluyen dentro de sus funciones y que pueden ser realizadas con mayor facilidad al utilizar un software para administración de condominio que contenga la información de todos los miembros de la comunidad para corroborar si están o no al día con los pagos correspondientes y que están recibiendo los avisos de manera pertinente.
Por este motivo, es importante tener en cuenta que el administrador no puede ser un miembro de la comunidad de copropietarios, sino que debe ser un sujeto externo.
Tal como podemos observar, las funciones del administrador son múltiples y se requiere de un verdadero control de datos y documentos, de modo que pueda mantener al día la disposición reglamentaria del conjunto residencial. Por esta razón, los softwares de condominios, incluyen diversas herramientas que faciliten el trabajo de este profesional, para acceder a los datos de manera ordenada y precisa, pudiendo realizar cualquier consulta para atender las solicitudes de los copropietarios.
Aplicaciones de software de condominio
Tal como hemos evidenciado, son muchas las funciones que debe desempeñar el administrador de condominio. Por este motivo, dentro del software de condominios se incluyen diversas herramientas y aplicaciones que le permitirán realizar su trabajo de manera más fácil y sencilla. Algunas de estas son:
- Registro de datos de propietarios e inquilinos.
- Base de datos y registro de morosos.
- Gestión de condominios en línea.
- Sistema de comunicación con los residentes.
- Gestión de avisos y notificaciones programadas.
- Gestión y almacenamientos de documentos.
Estas son solo algunas de las aplicaciones que puede contener el software de condominio. Además, es importante tener en cuenta que es posible que el mismo se adapte a las necesidades y a la modalidad de gestión de cada condominio, por lo que las herramientas siempre serán de utilidad para el administrador al momento de realizar sus tareas.
Administrar uno o varios condominios
En algunos casos, el administrador de condominio, no solo trabaja para un edificio o conjunto residencial, sino que administra varios condominios a la vez. Ante estas circunstancias, es posible que se generen confusiones o problemas con el manejo de la información y los datos de importancia, sin mencionar que es un gran trabajo para un solo administrador.
Por este motivo, los software de condominios, cuentan con herramientas especiales de gestión y administración de varios condominios, donde se almacenan de manera ordenada y sistemática, los datos que corresponden a cada uno de los condominios, de modo que se pueda mantener por separado la información que corresponde a cada uno y no haya cruce de datos que puedan causar inconvenientes al momento de buscar cierta información.
Lo mejor de todo es que el software también puede ser instalado en dispositivos móviles, dado que cuenta con una aplicación que pone a disposición del administrador todos los datos en tiempo real para mejorar su gestión y mantener comunicación, control y registro de todo lo que sucede en el o los condominios.
Con este sistema, es posible disminuir la dificultad de las tareas, dado que muchos procedimientos están automatizados, pudiendo además delegar otras funciones. Esto permite que el administrador pueda trabajar con mayor eficiencia, facilitando sus tareas y aumentando su capacidad para atender varios condominios al mismo tiempo, con comunicación más clara y con menos confusiones en el proceso.
Razones para adquirir un software de condominio
Además de la versatilidad y las diversas aplicaciones disponibles en el software de contenido, existen otras razones por las cuales es viable adquirir este sistema. Algunas de estas razones son:
- Rapidez y eficacia: Al contar con una plataforma donde se incluyan todos los datos disponibles de los copropietarios, resulta más sencillo llevar las cuentas y procesar los pagos, así como emitir anuncios y dejar notificaciones, entre otras tareas. Por este motivo, el software de administración de condominios se caracteriza por la rapidez y eficacia con la que se pueden realizar las tareas automatizadas.
- Disminución del uso de papel: Por lo general, los avisos de cobros son impresos en papel para hacer llegar la notificación al copropietario del condominio. Sin embargo, en la actualidad el uso de papel para tales fines no es una alternativa ecológica y resulta ser poco práctica para agilizar procesos. Por este motivo, el software emite los anuncios y avisos de cobro en forma de notificación digital, haciendo que el mensaje llegue con mayor rapidez y que se disminuya el uso de papel.
- Fiabilidad en la automatización: El sistema es seguro y permite que los copropietarios puedan realizar sus consultas y estar al día, sin necesidad de tener que dirigirse a una oficina para realizar este trámite. Todo lo contrario, de manera automatizada, pueden procesar las solicitudes con mayor eficiencia.
- Transparencia: Con el software de condominios se mantendrán los registros, mitigando así el error humano. Cada cosa permanece organizada y debidamente etiquetada para que al momento de su uso no genere ningún tipo de conflicto. Todo esto gracias a que en el sistema quedan registrados todos los movimientos y ofrece una vista consolidada al administrador o a quien esté requiriendo los datos para corroborar que no existe una notificación sin entregar o un anuncio sin realizar.
- Mejorar la comunicación: Con el software de administración de condominios, los residentes pueden estar al tanto de los eventos, revisar sus documentos y recibir mensajes a través de su dispositivo móvil, optimizando el proceso de comunicación y evitando que se generen confusiones.
10 beneficios del software de administración de condominios
Dentro de los beneficios del software de administración para condominios, podemos encontrar los siguientes:
- Análisis de gestión: El software de administración se presenta como una herramienta efectiva para el análisis de gestión, ya que permite corroborar que los procedimientos que se han realizado; de modo que todo quede debidamente documentado en la base de datos para evitar conflictos con propietarios o inquilinos respecto a las notificaciones y comunicaciones.
- Facilidad para tomar decisiones: Con un software que cuente con las herramientas necesarias, el administrador puede disponer de aplicaciones que le permita analizar los datos para tomar decisiones que ofrezcan mayores ventajas al condominio, ya sea en el caso de un solo edificio o varios de ellos; de modo que incluso sea posible notificar de forma inmediata sobre cambios y/o adaptaciones que deban hacerse con prontitud.
- Disponibilidad de la información: Considerando que el software es un sistema computarizado que tiene como propósito automatizar ciertas tareas y recopilar la información relacionada con el condominio y los datos de los residentes, no es de extrañar que este cuente con diversas vistas para analizar los recursos disponibles y establecer relaciones con las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, entre otros. Además de esto, los datos pueden presentarse en gráficos y cuadros estadísticos para facilitar la comprensión de la información que aquí se expone.
- Transparencia en la administración: Con el software para condominios, es posible registrar toda la información de eventos, documentos y avisos especiales del condominio. Incluso de las comunicaciones entre la administración y propietarios e inquilinos. En algunos casos, el software también permite que los residentes o propietarios accedan directamente a los documentos para estar al tanto de las decisiones tomadas.
- Incremento de la productividad: Tal como hemos mencionado con anterioridad, las funciones delegadas al administrador son diversas y, en caso de que el mismo tenga a su cargo varios condominios, es posible que cumplir con sus tareas tome demasiado tiempo. Por este motivo, el software incluye diversas tareas automatizadas, que permite agilizar la gestión y aumentar la productividad para obtener resultados en la menor cantidad de tiempo posible y, de esta manera, poder dar respuesta a los residentes en caso de que realicen alguna solicitud.
- Aplicaciones diversas: Además de las funciones básicas que deben incluirse en el software de administración de condominios, existen otras aplicaciones complementarias que permiten realizar cálculos de gastos comunes, llevar el control del stock de materiales de mantenimiento disponibles, programas para agendas de citas, entre otros. Esto permite que la gestión sea mucho más efectiva y que se realice un buen manejo de los recursos, hablando en términos de tiempo, dinero y esfuerzo.
- Gestión de solicitudes: Con el software de administración de condominio, es posible realizar la gestión de solicitudes de los residentes con mayor eficiencia, dado que es un sistema integral donde se incluye a los copropietarios como parte del proceso. Para ello, es necesario optimizar la comunicación a través de una plataforma donde sea posible consultar la información del condominio.
- Gestión de personal: Dentro de las funciones también se encuentra la posibilidad de llevar una base de datos de los trabajadores adscritos al condominio. De modo que puedan almacenarse debidamente sus datos personales, en caso de que sea necesario recurrir a ellos por un accidente laboral, la prestación de un servicio adicional o incluso el despido.
- Mejorar la comunicación con los copropietarios: Todos sistemas de administración debe contar con un sistema de atención a los copropietarios, debido a que estos deben presentar sus sugerencias y consultas a través de un medio de comunicación efectivo que pueda dar respuesta lo más rápido posible a sus interrogantes. De este modo, se garantiza un canal de comunicación efectivo donde los propietarios obtienen la información requerida con inmediatez y fiabilidad.
- Administración de espacios: En el caso de aquellos condominios que cuentan con áreas comunes para que los propietarios puedan realizar diversas actividades, el software de operación cuenta con herramientas para administrar estas áreas, determinando el momento en el que se puede acceder a los mismos y manteniendo un control de quienes ingresan a espacios como parques, salones, jardines, piscinas, entre otros.
Aplicación móvil para administración de condominios
Las plataformas del software de administración de condominios son muy versátiles, no solo por la cantidad de herramientas disponibles para diversos usos, sino también porque cuenta con diferentes maneras de acceder a los datos de manera práctica y eficiente.
De hecho, muchos de estos softwares de administración y gestión de recursos residenciales, cuentan con una aplicación móvil para que tanto el administrador como el residente, puedan acceder a la información que necesitan en el momento específico. Desde la perspectiva del administrador, tener la información y los datos al alcance de su mano, es de gran ayuda para atender solicitudes en cualquier momento y en cualquier lugar, además de poder procesar datos y llevar a cabo ciertas tareas.
Para el residente, es mucho más sencillo acceder a los avisos y anuncios especiales por medio de notificaciones que llegan directamente a su dispositivo móvil, agilizando el proceso, disminuyendo los tiempos de espera para la creación, impresión y distribución de recibos en papel. Todo esto, sin mencionar que se reduce el consumo de papel y que las solicitudes se pueden realizar de manera automatizada, sin tener que dirigirse a una oficina para realizar este tipo de diligencias.
Riesgos de usar un software para condominios
Hemos mencionado diversas ventajas, beneficios y características a favor del software para condominios. No obstante, también es relevante analizar algunos de los riesgos que se corren al optar por este sistema automatizado, a fin de conocer el producto y determinar su factibilidad. Por este motivo, a continuación, mostramos algunos riesgos del software para condominios:
- Dudas en la transparencia: Cuando se muestra algo nuevo e innovador, es normal que surja oposición, en especial si la administración anterior realizaba los trámites de forma tradicional. Cuando esto sucede, es posible que los miembros de la comunidad estén acostumbrados a un modelo de gestión y que no se sientan del todo cómodos con estas nuevas proposiciones. Por este motivo, se empieza a dudar de la transparencia del software y de la administración. No obstante, este sistema ha demostrado ser transparente y fiable, contando con la posibilidad de emitir constancias y relaciones de los ingresos y egresos para que se pueda realizar una correcta auditoría.
- Falta de capacitación: Si no se cuenta con el personal capacitado para trabajar con el software de administración, es posible que se presenten algunos problemas. No obstante, el mismo está diseñado para que sea fácil de manejar, por lo que, en poco tiempo, tanto el administrador como los copropietarios podrán adaptarse a la modalidad de uso para sacar el máximo provecho.
En conclusión, el software de administración de condominios apoyará a los propietarios y residentes con respecto a la comunicación con los encargados. Así que se sugiere su uso para todos aquellos que busquen transparencia, además de ahorro de tiempo, comunicación efectiva con los residentes y recursos en este mundo inmobiliario.