Es imposible complacer a todo el mundo, y si hablamos de un condominio, esto es más cierto aún. Las quejas formarán parte del día a día de las relaciones vecinales, por lo que puede convertirse en algo tedioso. Sin embargo, hay medidas que permiten al administrador reducir al mínimo este problema tan molesto.
Un buen administrador logra prevenir situaciones que podrían convertirse en una causa de quejas de los vecinos. Pero, además, es importante que se tomen acciones oportunas para mantener contenta a la mayoría de la comunidad. Veamos cuáles son algunas de estas acciones, pero antes, veamos cuáles son algunas de las principales causas de quejas.
Motivos de quejas más comunes en un condominio
Las personas pueden quejarse por cualquier cosa, sin embargo, existen algunos motivos que son más comunes que otros. Es bueno tenerlos claros, ya que así se pueden tomar medidas para prevenirlos.
Una de las causas de quejas en condominios más comunes son los ruidos fuertes que escapan a lo establecido en el reglamento. Puede deberse a ruidos fuera de horario, o ruidos que sobrepasan el nivel permitido. Sin duda alguna, es un asunto que molesta a muchos inquilinos.
No todos los inquilinos son amantes de los animales, por lo que puede suceder que algunos se quejen de la presencia de las mascotas. Esto se acentúa cuando los dueños de estas no las controlan y se producen daños por esto.
Por otro lado, podría suceder que los inquilinos se encuentren dando un mal uso a las áreas comunes, lo que daría como resultado quejas válidas de parte de otros vecinos. Quizás se realicen fiestas y reuniones no autorizadas en estos espacios.
Si el personal del condominio no cumple con sus tareas de forma adecuada, también pueden producirse quejas. Por ejemplo, cuando no hay buen mantenimiento y limpieza de las áreas compartidas, o cuando el administrador no cumple sus funciones con transparencia.
Estos son solo algunos de los motivos que podrían ocasionar quejas en un condominio. La idea es diseñar estrategias que puedan permitir reducirlas a su mínima expresión.
Estrategias para reducir las quejas en un condominio
La principal clave para reducir las quejas es prevenirlas y actuar antes de que un problema se convierta en una causa de queja. Por lo que es primordial que el administrador sea una persona perspicaz que sepa anticiparlos problemas. Además, se pueden aplicar las siguientes estrategias.
Disponer de un reglamento claro
Las normas claras fomentan una convivencia más armoniosa, por lo que en un condominio, el reglamento es de suma importancia. Se debe diseñar tomando en cuenta las sugerencias de todos los propietarios. Y debe establecer puntos clave como el uso de las áreas comunes y las reglas para tener mascotas.
Claro, de nada sirve tener un reglamento si este no se cumple. Por lo que el administrador debe encargarse de que todas las personas que viven en el condominio conozcan el reglamento. Además, es el principal garante de que este se cumpla a cabalidad, para lo que puede valerse de las sanciones que este mismo establezca.
Establecer canales de comunicación efectivos
Cuando los propietarios se sienten escuchados, es probable que se reduzcan las quejas. Por lo que el administrador debe establecer canales de comunicación efectivos que le permitan dar atención a todos los propietarios.
Por ejemplo, este podría valerse de medios electrónicos, donde los vecinos puedan hacer llegar sus quejas y opiniones. Estas deben ser respondidas e indicarles a los mismos cuál es la posible solución que se dará al problema.
Resolver los problemas de forma rápida
En ocasiones un problema puede producir quejas cuando no se atienden a tiempo. Es importante que las quejas se atiendan de forma oportuna, dando respuestas a todos los inquilinos por igual. Cuando se hace de esta forma, se puede evitar que las quejas se acrecienten y que más personas se unan a ellas.
Es importante escuchar la queja, dar acuse de recibo, realizar la investigación pertinente del caso y atenderlo sin demora. Además, es importante no mostrar favoritismo, sino más bien atender las quejas de forma imparcial.
Documentar y gestionar las quejas
Si las quejas se dejan al aire, es probable que se olviden y no se les dé solución. Así que una estrategia efectiva es documentar las quejas para poder hacerles seguimiento. Para ello se puede usar una hoja de cálculo, en ella se puede agregar datos como la fecha, el nombre de quien hace la queja, cuál es el motivo y también qué pasos se deben dar.
La misma se puede revisar frecuentemente para determinar cuáles se han atendido y cuáles no. De esta forma se evita que algunos propietarios se queden sin respuesta a sus reclamos, lo que se convertirá en otra queja.
Promover la colaboración
Los problemas que aquejan a un condominio no solo son competencia del administrador, por lo que todos los vecinos pueden colaborar en resolverlos. Así que es importante que se promueva la colaboración. Dependiendo de la gravedad del problema se puede realizar una reunión para comunicarlo y buscar soluciones conjuntas.
Además, se puede pedir la colaboración de la comunidad para aplicar ciertas medidas que permitan resolver la situación. Involucrar a los propietarios muestra que si se atienden las quejas, lo que a su vez permite reducirlas.
Capacitación del personal del condominio
Los errores cometidos por el personal de seguridad o de limpieza pueden convertirse en una causa de queja para los propietarios. Así que se le debe dar capacitación constante para que cumplan sus funciones.
En estas capacitaciones se les puede enseñar a tratar a los vecinos, cómo cumplir con sus labores de forma eficaz y hasta cómo resolver conflictos. Estos pequeños detalles evitarán que se presenten problemas con este personal.
Usar sistemas digitales para atender las quejas
Los sistemas digitales de gestión de condominios pueden ser de gran ayuda a la hora de atender las quejas de los vecinos. Por ejemplo, Condo Control, te ofrece la posibilidad de registrar las quejas y de verificar su progreso. Además, este puede ofrecerte notificaciones sobre el progreso de la atención del problema.
De esta manera, el administrador nunca olvidará la atención a un problema y así los inquilinos no tendrán razones para quejarse. Además, este sistema también permite asignar quién atenderá los diferentes problemas, para que el control se pueda llevar de forma eficiente.
Sin lugar a dudas, esta es una herramienta que vale la pena tener en cualquier condominio. Permite que las labores del adiestrador sean mucho más fáciles de cumplir. Esto también permite reducir las quejas, ya que se atienden más aspectos en menor tiempo.
No cabe duda de que la labor de un administrador de condominio es muy ardua, tanto que debe estar al tanto de todo lo que pasa en él mismo. Así que es entendible que en algún momento se escapen algunos detalles, lo que puede producir que los propietarios se quejen. Sin embargo, con las debidas herramientas y estrategias, estas pueden reducirse al mínimo.
